Redan i sjukhusets verksamhetsplan för 2022 fanns planer på att jobba med standardisering, digitalisering och automatisering och pilottesta RPA, som skulle användas för att automatisera vissa uppgifter i olika programvaror, till exempel journalsystemet Cosmic.
– Ja, och vi har redan några robotar i gång på sjukhuset, så det är inte helt nytt, berättar Pelle Viana Lindén på IT-avdelningen.
Kollegan Ted Lindskog, också från IT-avdelningen, berättar att det i början var utmanande att hitta projekt där RPA kunde användas effektivt, men processer för Prostatacancercentrum och Bröstcentrum, som båda arbetar med standardiserade vårdförlopp, visade sig tidigt att vara lämpliga för automatisering. På Prostatacancercentrum har man tidigare drivit ett pilotprojekt med RPA.
Administrativa sysslor minskar
– Det finns potential att automatisera bokningsunderlag, väntelistor och uppföljningar, vilket skulle frigöra vårdpersonalens tid från att manuellt mata in data i olika system, säger Annette Gerlach Nilsson, projektledare och enhetsansvarig utvecklingsledare från Bröstcentrum.
Annette exemplifierar genom att visa på en process där arbetet med kallelser för återbesök håller på att automatiseras.
– Det gäller att gå igenom enhetens arbetssätt, rutiner och identifiera administrativa arbetsprocesser som är standardiserade och repetitiva. Hos oss var det vårt canceruppföljningsflöde som sträcker sig över fem år, ett stort antal patienter under en lång tid, säger hon.
Minimerar klicken
– Genom att eliminera 60 klick i Cosmic och sparar vi två timmar i veckan. Då kan över 150 timmar på ett år frigöras för mer meningsfulla uppgifter med våra patienter och samtidigt framhävs LEON-principen, ett uttryck inom hälso- och sjukvården som innebär att fördela arbetsuppgifter inom ett vårdteam till lägsta effektiva omhändertagandenivå, säger Annette Gerlach Nilsson.
Annette betonar vikten av att ha både projektmål och effektmål. Medan projektmålet är att digitalisera, kan effektmålet vara att omfördela tid från icke-värdeskapande arbetsuppgifter till patientnära vård, som i sin tur genererar ekonomiska fördelar, när man sparar ett antal arbetstimmar per dag, vecka eller år.
Frigör tid till vård
– IT-avdelningen har tagit emot flera förslag på processer och arbetsrutiner som skulle kunna dra nytta av RPA. Men det krävs en strukturerad och väldefinierad process för att införa robotstyrd processautomation framgångsrikt, säger Ted Lindskog.
Förutom tidsbesparingar så ökar även sjukhusets genomströmning, vilket betyder att man med samma resurser kan ta emot fler patienter, när vissa arbetsuppgifter frigörs för vårdpersonalen. Här finns en stor potential att förbättra sjukvårdens effektivitet.
